用户可以在Microsoft Dynamics 365中创建和更改数据清理规则。为了保持数据的完整性，最好有适当的规则来减少系统中的重复记录。Microsoft Dynamics 365包括帐户、联系人和潜在客户的默认重复检测规则，但不包括其他类型的记录。为了让系统检测其他记录类型的重复项，需要创建一个新规则。所有规则都可以定制以满足单个组织的需要。
Microsoft Dynamics 365使用字段匹配进行重复检测。管理员可以设置规则来比较两条记录中的多个字段。这两个记录可以来自不同的实体。只要指定的所有字段都匹配，则这两条记录将被视为重复记录。
在Microsoft Dynamics 365中，您可以将不同CRM系统及数据源中的数据导入至大多数Microsoft Dynamics 365业务和实体字段中，这些字段可以是标准的，也可以是自定义的。同时还可以加入相关数据，例如注释和附件等。为了确保数据完整性，您可以启用重复检测功能，从而避免向系统中导入重复数据记录。在数据导入方面，Microsoft Dynamics 365提供了多种方式。
1. 数据导入向导 – 对于较小的数据量，Microsoft 建议用户使用该功能。您可通过该工具，从一个或多个逗号分隔符值（.csv）、XML 电子表格 2003 （.xml）或文本文件中导入数据记录。用户还可以将多个需导入的文件添加至一个.zip压缩文件，并通过导入该.zip压缩文件的方式实现一次性批量导入。例如，如果多个销售人员将展会数据输入至不同电子表格，您可以通过.zip压缩文件的方式进行收集并批量导入。
2. 批量数据API – 对于大量数据的导入，Microsoft 建议使用该方式。批量数据API提供了更高的数据吞吐量，适用于大量消息处理场景，由于Internet延迟往往成为制约用户的关键，该功能尤其适用于Dynamics CRM Online场景。以编程方式导入数据时，您可以使用其他方法无法实现的功能。这些高级特性包括浏览存储源数据、查看错误日志以及创建数据映射，数据映射功能还包括了复杂的数据转换映射，例如连结、拆分和替换。
3. SSIS 和 ETL 工具 – 在SQL Server 集成服务的帮助下，Microsoft SQL Server为用户提供了完整的集成服务，该服务可以为数据导入提供更加复杂的数据提取、转换和加载（ETL）功能。了解更多适用于Microsoft Dynamics 365 的第三方SSIS适配器，以及适用于CRM Online 的ETL工具。
4、可以创建数据导入映射以从自定义源导入数据。数据导入将源文件中包含的数据映射到Microsoft Dynamics 365实体属性。源文件中的每一列都可以映射到适当的属性。在数据导入操作期间，不会导入未映射列中的数据。数据映射由导入映射（数据映射）实体表示。最终用户可以通过向导驱动的过程创建数据导入映射。数据映射可以保存并再次使用，也可以一次性使用并丢弃。