Microsoft Dynamics 365构建于Microsoft SQL Server上，其中包括一套用于数据管理的综合工具。 Microsoft Dynamics 365本地的数据管理功能包括记录合并和可配置的基于规则的重复检测引擎。可以在数据输入、更新、批量数据、以及超出系统时间的批处理模式时触发重复检测。当用户使用Microsoft Outlook客户端从离线到联机同步时，也会触发重复检测。平板电脑应用模式重复检测功能也可启用。此功能可防止系统中的重复记录。 Microsoft Dynamics 365的数据导入功能允许您将来自各种客户关系管理系统和数据源的数据上传到Microsoft Dynamics中。可以把数据以标准或自定义属性导入到绝大部分业务和自定义实体中，其中还包括注释和附件等相关数据。
Microsoft Dynamics 365和Microsoft SQL Server集成服务都可用于在加载之前的清理和转换数据。 要使用导入向导将数据导入到Dynamics 365中，必须提供包括自定义映射变换在内的适当数据映射。 作为导入过程的一部分，您为重复检测指定的规则将被执行，并且被排查出的信息将被放入单独的文件以供审核，清理和重新导入。
Microsoft Dynamics 365提供了一个可配置的基于规则的重复检测引擎，可以检测和处理重复数据。当输入新数据、批量导入数据或按计划导入数据时，可以触发重复检测。此外，当用户与Microsoft Outlook客户端从脱机同步到联机时，重复检测也可以运行。为了确定记录是否可能重复，Microsoft Dynamics 365使用重复检测规则。当发布重复检测规则时，为每个现有记录创建匹配码。创建或更新记录时也会创建匹配代码。当一个记录正在被创建或更新的过程中，它的匹配码可以根据现有记录的匹配码自动检查。默认情况下，Microsoft Dynamics 365对帐户、联系人和潜在客户具有简单的重复检测规则。例如，通过匹配记录字段（如电子邮件地址、名字和姓氏）来检测重复项。重复检测规则是系统范围的，可以为不同的记录类型（包括自定义实体）定义，也可以跨记录类型定义。当检测到重复项时，系统将向用户发出警报，而不考虑数据的输入点，例如批量导入或同步脱机数据。CRM for tablet应用程序中也提供重复检测功能。该平台为防止重复记录进入系统提供了强大的防御。
在导入或输入帐户，联系人，潜在客户或配置了规则的任何其他实体时，Microsoft Dynamics 365都会进行重复检查。 内置的重复检查也可以交叉引用其他数据实体（例如，检查可能匹配新联系人姓名的帐户名称）。 此外，Microsoft Dynamics 365与第三方解决方案（如Trillium软件）集成，也可以扩展产品以提供此功能。